Gemäß Art. 30 DS-GVO ist jeder Verantwortliche zur Erstellung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten verpflichtet. Dieses Verfahrensverzeichnis enthält folgende Angaben:
Name der verantwortlichen Stelle
Wohnbau Service Bonn GmbH
Amtsgericht Bonn
Handelsregisternummer HRB 8184
Geschäftsführer
Dipl.-Ing. Jens Bräutigam
Dipl.-Kfm. Matthias Schweizer
Dipl.-Betriebswirt Thomas zur Oven
Vorsitzender des Aufsichtsrates
Dr. Dierk Ernst
Leiter der Datenverarbeitung
Markus Pflüger
Anschrift der verantwortlichen Stelle
Philosophenring 2
53177 Bonn
Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung
Errichtung, Erschließung, Bewirtschaftung und Verwaltung von Bauten in allen Rechts- und Nutzungsformen, darunter Eigenheime und Eigentumswohnungen sowie aller mit dem Geschäftszweck zusammenhängenden Nebentätigkeiten.
Die Durchführung der Speicherung und Datenverarbeitung personenbezogener Daten für eigene Zwecke sowie im Auftrag und Namen der Konzerngesellschaften erfolgt auf der Grundlage von Dienstleistungsvereinbarungen.
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Wohnbau Service Bonn GmbH verarbeitet personenbezogene Daten auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 b), f) Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowie der §§ 257 Handelsgesetzbuch und 147 Abgabenordnung.
Betroffene Personengruppen
Es werden im Wesentlichen zu folgenden Personengruppen personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt, soweit diese zur Erfüllung des Geschäftsbetriebes erforderlich sind:
- Kunden, Eigentümer, Mieter, Interessenten, Bürgschaftsgeber
- Mitarbeiter, Außendienstmitarbeiter, Bewerber
- Geschädigte, Anspruchsteller
- Lieferanten, Dienstleister
- Kontaktpersonen zu vorgenannten Gruppen
Empfänger der Daten oder Kategorien von Empfängern
Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten, z.B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden. Interne Stellen, die an der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind, z.B. Personalverwaltung, technische Hausbewirtschaftung, Eigentümerverwaltung, Buchhaltung, Grundbesitz, Versicherungsbetrieb, Schadenabwicklung, Einkauf, Marketing, Vertrieb. Externe Auftragnehmer (Auftragsdatenverarbeiter) entsprechend den Vorschriften des Art. 28 DS-GVO. Weitere externe Stellen, wie z.B. Kreditinstitute, Lieferanten, Handwerker, Makler im Rahmen der Geschäftstätigkeit sowie berufliche Verbände.
Regelfristen für die Löschung von Daten
Der Gesetzgeber hat vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen erlassen. Sofern eine handels- und/oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht besteht, werden personenbezogene Daten für zehn Jahre ab Schluss des Kalenderjahres gespeichert, in dem die Aufzeichnungen vorgenommen worden ist oder die Unterlagen entstanden sind. Nach Ablauf dieser Fristen werden entsprechende Daten routinemäßig gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Vertragserfüllung erforderlich sind.
Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie gelöscht, sobald diese nicht mehr für die Erfüllung des Geschäftszweckes erforderlich sind.
Eine Übermittlung in Drittstaaten findet nicht statt und ist nicht geplant.
Betroffenenrechte
Jede betroffene Person, wie z.B. Kunden, Eigentümer, Mieter haben gegenüber der Wohnbau Service Bonn GmbH das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO und das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO. Betroffene Personen können sich über die Erhebung von deren Daten und deren Speicherung bei der Landesdatenbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfallen in Düsseldorf beschweren.
